OTOVADE PLUS OTOMOTİV HİZMETLERİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Son Güncelleme Tarihi: [../../2026]

1. GİRİŞ

1.1. Amaç

Kişisel verilerin korunması, OTOVADE PLUS OTOMOTİV HİZMETLERİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket” veya “OtoVade+”) için temel önceliklerden biridir.

Şirketimiz, OtoVade+ markası altında yürüttüğü otomotiv hizmetleri, araç satış süreçleri, taksitli araç sahibi olma çözümleri, müşteri ilişkileri, dijital başvuru süreçleri, pazarlama faaliyetleri, tedarikçi ve iş ortağı ilişkileri kapsamında elde ettiği kişisel verileri, başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere ilgili mevzuata uygun şekilde işlemeyi ve korumayı taahhüt eder.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın amacı, Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin temel ilkeleri, veri işleme amaçlarını, veri sahiplerinin haklarını, kişisel verilerin aktarılması, saklanması, imhası ve korunmasına ilişkin esasları açıklamaktır.

1.2. Kapsam

İşbu Politika; Şirketimiz çalışanları hariç olmak üzere, otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilere uygulanır.

Bu Politika kapsamında yer alan ilgili kişi grupları aşağıdaki gibidir:

• Müşteriler,
• Potansiyel müşteriler,
• Araç satın almak veya taksitli araç sahibi olmak için başvuran kişiler,
• İnternet sitesi ziyaretçileri,
• İletişim formu dolduran kişiler,
• WhatsApp, telefon, e-posta veya sosyal medya üzerinden Şirketimizle iletişime geçen kişiler,
• Kefil, garantör veya teminat veren kişiler,
• Ödeme yapan gerçek kişiler,
• Tedarikçiler,
• Potansiyel tedarikçiler,
• İş ortakları,
• Potansiyel iş ortakları,
• Yetkili bayi, galeri, servis ve çözüm ortaklarının çalışanları veya yetkilileri,
• Çalışan adayları,
• Fiziki ofis veya iş yeri ziyaretçileri,
• Kamu kurum ve kuruluş çalışanları/yetkilileri,
• Üçüncü kişiler.

Şirket çalışanlarının kişisel verilerine ilişkin süreçler ayrıca düzenlenebilir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ESASLAR

2.1. Kişisel Verileri İşleme İlkeleri

OtoVade+, kişisel verileri işlerken aşağıdaki ilkelere uygun hareket eder:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

2.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenebilir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaati,
• İlgili kişinin kişisel verisini alenileştirmiş olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan kişinin kendisinin veya başkasının hayatı ya da beden bütünlüğünün korunması,
• Gerekli hallerde ilgili kişinin açık rızası.

2.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel veriler; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, kılık kıyafeti, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

OtoVade+, özel nitelikli kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen şartların varlığı halinde, gerekli idari ve teknik tedbirleri alarak işler.

Şirketimiz, otomotiv hizmetleri kapsamında zorunlu olmadıkça özel nitelikli kişisel veri işlememeyi esas alır. Ancak hukuki yükümlülükler, sözleşmesel süreçler, iş sağlığı ve güvenliği, dava ve uyuşmazlık süreçleri veya kanuni zorunluluklar nedeniyle özel nitelikli veri işlenmesi gerekebilir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

OtoVade+, kişisel verileri aşağıdaki kanallar aracılığıyla toplayabilir:

• İnternet sitesi,
• İletişim formları,
• Başvuru formları,
• Telefon görüşmeleri,
• WhatsApp Business görüşmeleri,
• E-posta yazışmaları,
• Sosyal medya hesapları,
• Dijital reklam ve kampanya formları,
• Fiziki başvuru formları,
• Araç satış ve teslim süreçleri,
• Sözleşmeler,
• Ödeme ve tahsilat belgeleri,
• Fatura ve muhasebe kayıtları,
• Bayi, galeri, servis, finansman, sigorta ve çözüm ortakları,
• Tedarikçiler ve iş ortakları,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• Güvenlik kamerası kayıtları,
• Çerezler ve benzeri dijital teknolojiler.

Kişisel veriler; yazılı, sözlü, görsel, işitsel, elektronik veya fiziki yollarla toplanabilir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Araç satış süreçlerinin yürütülmesi,
• Taksitli araç sahibi olma başvurularının alınması ve değerlendirilmesi,
• Müşteri başvurularının incelenmesi,
• Müşteri kimlik ve iletişim bilgilerinin doğrulanması,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Araç teslim, kayıt, belge ve takip süreçlerinin yürütülmesi,
• Ödeme, tahsilat ve muhasebe işlemlerinin yapılması,
• Finans ve muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Risk değerlendirme ve müşteri uygunluk analizlerinin yapılması,
• Gecikmiş ödeme, tahsilat ve borç takip süreçlerinin yürütülmesi,
• Satış sonrası destek hizmetlerinin sunulması,
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• Talep, öneri ve şikâyetlerin alınması ve sonuçlandırılması,
• Kampanya, reklam, tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Ticari elektronik ileti izinlerinin yönetilmesi,
• İnternet sitesi ve dijital kanalların performansının ölçülmesi,
• Kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi,
• Sosyal medya ve dijital reklam çalışmalarının yürütülmesi,
• İş ortakları, bayi, galeri, servis ve tedarikçi süreçlerinin yönetilmesi,
• Hukuki süreçlerin takibi ve yürütülmesi,
• Şirketin hak ve alacaklarının korunması,
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması,
• Arşiv ve saklama faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İş sürekliliği ve şirket yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi.

5. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

OtoVade+ tarafından işlenebilecek kişisel veri kategorileri aşağıdaki gibidir:

5.1. Kimlik Bilgileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, kimlik belgesi bilgileri, ehliyet bilgileri ve benzeri bilgiler.

5.2. İletişim Bilgileri

Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, WhatsApp iletişim bilgisi ve benzeri bilgiler.

5.3. Müşteri Bilgileri

Müşteri numarası, başvuru bilgileri, tercih edilen araç, taksit planı, peşinat bilgisi, satın alma talebi, müşteri işlem geçmişi.

5.4. Finansal Bilgiler

Ödeme bilgileri, tahsilat bilgileri, fatura bilgileri, banka bilgileri, borç ve alacak bilgileri, taksit ödeme durumu, finansal değerlendirme bilgileri.

5.5. Araç Bilgileri

Satın alınan veya talep edilen araç bilgileri, marka, model, yıl, kilometre, plaka, şasi bilgisi, ekspertiz raporu, araç teslim bilgileri.

5.6. İşlem Güvenliği Bilgileri

IP adresi, giriş-çıkış kayıtları, internet sitesi işlem kayıtları, çerez kayıtları, sistem log kayıtları.

5.7. Pazarlama Bilgileri

Kampanya tercihleri, reklam etkileşimleri, dijital form kayıtları, müşteri segmentasyonu, ilgi alanları, pazarlama izinleri.

5.8. Talep ve Şikâyet Bilgileri

Şirketimize iletilen talep, öneri, şikâyet, geri bildirim ve bunlara ilişkin değerlendirme kayıtları.

5.9. Hukuki İşlem ve Uyum Bilgileri

Sözleşmeler, ihtarnameler, dava ve icra bilgileri, resmi kurum yazışmaları, hukuki yükümlülük kapsamındaki kayıtlar.

5.10. Görsel ve İşitsel Veriler

Güvenlik kamerası kayıtları, araç teslim fotoğrafları, müşteri onayıyla alınan fotoğraf veya video kayıtları.

5.11. Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri

Ofis, showroom veya iş yeri ziyaret kayıtları, kamera kayıtları, giriş-çıkış bilgileri.

5.12. Çalışan Adayı Bilgileri

CV, eğitim bilgileri, mesleki deneyim, iletişim bilgileri, başvuru görüşme notları.

6. PROFİLLEME VE SEGMENTASYON

OtoVade+, ticari elektronik ileti izni veren ilgili kişiler bakımından, kişisel verileri kullanarak profilleme ve segmentasyon çalışmaları yapabilir.

Bu çalışmalar aşağıdaki amaçlarla yürütülebilir:

• Kullanıcının ilgilendiği araç segmentine uygun kampanyalar sunmak,
• Peşinat ve taksit tercihlerine uygun içerik hazırlamak,
• Müşteriye daha uygun reklam, tanıtım ve bilgilendirme yapmak,
• Yeni hizmetler, kampanyalar ve avantajlar hakkında iletişim kurmak,
• Müşteri ihtiyaçlarını daha iyi analiz etmek,
• Hizmet kalitesini ve ürün çeşitliliğini geliştirmek.

Ticari elektronik ileti izni vermeyen kişiler bakımından ise pazarlama iletişimi yapılmaz; ancak hizmet geliştirme, müşteri memnuniyeti, risk yönetimi ve operasyonel analiz gibi amaçlarla mevzuata uygun şekilde sınırlı analizler yapılabilir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

OtoVade+, kişisel verileri hukuka uygun veri işleme amaçları doğrultusunda ve gerekli güvenlik tedbirlerini alarak yurt içinde veya mevzuatın izin verdiği hallerde yurt dışında üçüncü kişilere aktarabilir.

Kişisel veriler aşağıdaki kişi ve kurum kategorileriyle paylaşılabilir:

• Tedarikçiler,
• İş ortakları,
• Yetkili bayiler,
• Galeriler,
• Servis sağlayıcıları,
• Sigorta şirketleri,
• Ekspertiz firmaları,
• Danışmanlar,
• Avukatlar ve hukuk danışmanları,
• Mali müşavirler ve denetçiler,
• Bankalar ve ödeme kuruluşları,
• Yazılım, CRM, bulut ve hosting hizmeti sağlayıcıları,
• Reklam ve pazarlama hizmeti sağlayıcıları,
• Dijital analiz ve reklam platformları,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• Kanunen yetkili özel kurumlar.

8. YURT DIŞINA VERİ AKTARIMI

OtoVade+ tarafından kullanılan bazı dijital altyapı, reklam, analiz, CRM, e-posta, bulut veya sunucu hizmetlerinin yurt dışında bulunması halinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir.

Bu tür aktarımlar, KVKK’nın yurt dışına veri aktarımına ilişkin hükümleri ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan düzenlemeler çerçevesinde gerçekleştirilir.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Şirketimiz tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Saklama ve imha süreçlerinde aşağıdaki kriterler dikkate alınır:

• Kanuni saklama süreleri,
• Sözleşme ilişkisi süresi,
• Vergi, muhasebe ve ticaret hukuku yükümlülükleri,
• Dava, icra, uyuşmazlık ve talep zamanaşımı süreleri,
• Şirketin meşru menfaatleri,
• İlgili kişinin açık rızasının bulunup bulunmadığı.

10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

OtoVade+, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, yetkisiz kişilerce erişilmesini, açıklanmasını, aktarılmasını veya kaybolmasını önlemek amacıyla gerekli idari ve teknik tedbirleri alır.

10.1. İdari Tedbirler

• Çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda bilgilendirilmesi,
• Gizlilik yükümlülüklerinin sözleşmelerde düzenlenmesi,
• Yetki ve erişim sınırlarının belirlenmesi,
• Tedarikçi ve iş ortaklarıyla veri güvenliği hükümleri içeren sözleşmeler yapılması,
• Kişisel veri işleme süreçlerinin mevzuata uygunluğunun düzenli olarak değerlendirilmesi,
• İç politika ve prosedürlerin oluşturulması.

10.2. Teknik Tedbirler

• Güvenli yazılım ve sistem altyapısı kullanılması,
• Yetkilendirme ve erişim kontrolü,
• Log kayıtlarının tutulması,
• Güvenlik duvarı ve antivirüs sistemleri,
• Şifreleme ve güvenli iletişim yöntemleri,
• Yedekleme ve veri kaybı önleme tedbirleri,
• Bulut ve sunucu güvenliği kontrolleri.

11. VERİ İHLALİ DURUMUNDA ALINACAK TEDBİRLER

Kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla yetkisiz kişiler tarafından elde edilmesi veya veri güvenliği ihlali meydana gelmesi halinde OtoVade+, durumu ilgili mevzuata uygun şekilde değerlendirir ve gerekli olması halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve ilgili kişilere bildirimde bulunur.

12. VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI

OtoVade+, KVKK’nın 10. maddesi kapsamında, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerini bilgilendirir.

Bu bilgilendirme kapsamında;

• Veri sorumlusunun kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• Veri sahibinin hakları

hakkında açıklama yapılır.

13. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

14. BAŞVURU YÖNTEMİ

Veri sahipleri, KVKK kapsamındaki haklarına ilişkin taleplerini aşağıdaki iletişim kanalları üzerinden Şirketimize iletebilir:

Şirket Ünvanı:
OTOVADE PLUS OTOMOTİV HİZMETLERİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Marka:
OtoVade+

İnternet Sitesi:
[www.otovade.com]

E-posta:
[info@otovade.com]

KEP Adresi:
[KEP adresi eklenecektir]

Adres:
[Şirket resmi adresi eklenecektir]

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılır.

Başvurular kural olarak ücretsizdir. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifeye uygun ücret talep edilebilir.

15. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI YÖNETİŞİM YAPISI

OtoVade+, kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin süreçlerin yönetimi için şirket içinde gerekli organizasyonel yapıyı kurar.

Bu kapsamda Şirket yönetimi veya görevlendirilen kişiler aşağıdaki faaliyetlerden sorumludur:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin politika ve prosedürlerin hazırlanması,
• KVKK ve ilgili mevzuata uyumun takip edilmesi,
• Şirket içi farkındalık ve eğitim süreçlerinin yürütülmesi,
• Kişisel veri işleme envanterinin güncel tutulması,
• Veri sahiplerinden gelen başvuruların değerlendirilmesi,
• Veri güvenliği tedbirlerinin uygulanması,
• Tedarikçi ve iş ortaklarının veri güvenliği açısından değerlendirilmesi,
• Gerekli hallerde Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile iletişimin yürütülmesi.

EK 1 – TANIMLAR

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, din, sağlık, ceza mahkûmiyeti, biyometrik ve genetik veriler gibi özel koruma gerektiren kişisel verilerdir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, saklanması, değiştirilmesi, aktarılması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi dahil her türlü işlemdir.

Veri Sahibi / İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişidir.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen kişidir.

EK 2 – KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ

• Müşteri,
• Potansiyel müşteri,
• Araç başvurusu yapan kişi,
• Kefil / garantör / teminat veren,
• Ödeme yapan kişi,
• İnternet sitesi ziyaretçisi,
• Fiziki ziyaretçi,
• Tedarikçi,
• Potansiyel tedarikçi,
• İş ortağı,
• Potansiyel iş ortağı,
• Bayi / galeri / servis yetkilisi,
• Çalışan adayı,
• Kamu kurumu yetkilisi,
• Üçüncü kişiler.

EK 3 – KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI

• Araç satış süreçlerinin yürütülmesi,
• Taksitli satış / ödeme planı süreçlerinin yürütülmesi,
• Başvuru ve müşteri değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Müşteri ilişkileri yönetimi,
• Satış sonrası destek hizmetleri,
• Risk yönetimi,
• Tahsilat ve ödeme takip süreçleri,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Hukuki süreçlerin takibi,
• Talep ve şikâyet yönetimi,
• Pazarlama, reklam ve kampanya süreçleri,
• Dijital analiz ve performans ölçümü,
• Bilgi güvenliği süreçleri,
• Fiziksel mekân güvenliği,
• Tedarikçi ve iş ortağı ilişkilerinin yönetimi,
• Yetkili kurumlara bilgi verilmesi,
• Arşiv ve saklama faaliyetleri.

EK 4 – KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

• Kimlik bilgileri,
• İletişim bilgileri,
• Müşteri bilgileri,
• Müşteri işlem bilgileri,
• Finansal bilgiler,
• Araç bilgileri,
• Risk yönetimi bilgileri,
• İşlem güvenliği bilgileri,
• Pazarlama bilgileri,
• Talep ve şikâyet bilgileri,
• Hukuki işlem bilgileri,
• Görsel ve işitsel veriler,
• Fiziksel mekân güvenliği bilgileri,
• Çalışan adayı bilgileri,
• Özel nitelikli kişisel veriler.

EK 5 – KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİ KATEGORİLERİ